Kỹ Năng Giao Tiếp

Kỹ Năng Giao Tiếp

Kỹ năng giao tiếp là quá trình tiếp xúc giữa con người với con người, nhằm mục đích trao đổi tư tưởng, tình cảm, vốn sống, vốn kinh nghiệm, kỹ năng, kỹ xảo nghề nghiệp… nghĩa là chia sẻ những điều có ý nghĩa đối với người khác.

Giao tiếp là một quá trình xã hội, gắn với nền văn minh của từng thời đại, với đặc điểm văn hóa của từng dân tộc, từng khu vực địa lý, dân cư và có tính lịch sử cụ thể. Giao tiếp chịu ảnh hưởng của nghề nghiệp, địa vị xã hội và cũng mang đặc điểm cá tính, nhân cách riêng của từng cá nhân.

1. Khía cạnh tâm lý trong giao tiếp

Giao tiếp có vai trò rất quan trọng trong đời sống và hoạt động của con người. Ngay từ khi còn trong bụng mẹ, đứa trẻ đã có sự giao tiếp. Quan hệ giữa người mẹ với thai nhi không chỉ đơn thuần về mặt sinh học – tức là người mẹ truyền chất dinh dưỡng cho con qua nhau thai – mà còn có những ảnh hưởng quan trọng về mặt tâm lý đối với trẻ. Khoa học ngày nay đã cho chúng ta thấy, mọi sự biến động về mặt tâm lý của người mẹ khi mang thai đều có thể có những ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đối với sự phát triển của thai nhi.

Từ thời thơ ấu, cho đến sau này khi trẻ đến trường học, rồi lớn lên, trưởng thành chính là quá trình xã hội hóa từ một cá nhân trở thành một nhân cách. Trong quá trình đó, giao tiếp là điều kiện cần thiết để phát triển tâm lý, nhân cách của mỗi người. Nói cách khác, nhân cách của mỗi người chúng ta được hình thành và phát triển chính trong quá trình giao tiếp. Cho nên, giao tiếp còn là phương thức tồn tại của con người.

Cá nhân là một con người cụ thể, với tư cách là một thành viên của một xã hội nhất định, luôn phải sống và hoạt động trong những điều kiện xã hội và lịch sử nhất định. Trong quá trình lao động, chinh phục tự nhiên và cải tạo xã hội, bản thân con người luôn luôn lấy sự tiếp xúc tâm lý giữa con người và con người trong các mối quan hệ xã hội làm trung tâm.

Quá trình giao tiếp luôn được diễn ra trong những khoảng thời gian, phạm vi không gian và các điều kiện cụ thể nhất định. Con người là chủ thể của quá trình giao tiếp. Đối tượng giao tiếp của chúng ta bao giờ cũng là người khác: những con người có ý thức, có nhân cách. Trong quá trình giao tiếp, các chủ thể giao tiếp đều cần ý thức được những nội dung và diễn biến tâm lý của mình trong giao tiếp.

Sự giao tiếp muốn đạt hiệu quả phải là một quá trình tác động hai chiều. Trong giao tiếp, mỗi người vừa là người nói, đồng thời vừa là người nghe. Và cả hai bên đều có sự ảnh hưởng, tác động qua lại lẫn nhau.

Thông qua giao tiếp, chúng ta bày tỏ những ý nghĩ, tư tưởng, cảm xúc… đến với người khác bằng những cách thức sao cho người khác có thể hiểu được, cảm nhận được. Bất cứ ai cũng mong thấu hiểu người khác và được người khác thấu hiểu. Giao tiếp giúp chúng ta hiểu mình, hiểu người. Thông qua giao tiếp, mỗi người đều được phong phú hóa kinh nghiệm sống.

Nói cụ thể hơn, qua giao tiếp, mỗi chúng ta tự hiểu về bản thân mình nhiều hơn, đồng thời cũng hiểu được những suy nghĩ, tình cảm, nhu cầu, nguyện vọng… sâu xa của người khác. Từ lúc còn nhỏ, khi chỉ mới biết nói, biết đi cho đến hôm nay, mỗi chúng ta không thể nhớ hết bản thân mình đã giao tiếp với bao nhiêu người?

Và trong số những người mà mình đã giao tiếp, mình có để lại ấn tượng tốt đẹp cho họ hay không, hay chỉ là để lại những ác cảm?

Ngày nay, làm thế nào để giao tiếp và ứng xử có hiệu quả với người khác là một kỹ năng quan trọng cần được mỗi chúng ta học hỏi và rèn luyện.

Bởi vì, thiếu kỹ năng giao tiếp là một trong những nguyên nhân gây ra những hiểu lầm, mâu thuẫn, xung đột… trong cuộc sống hằng ngày. Nhờ có kỹ năng giao tiếp hiệu quả, chúng ta có thể thay đổi cách nhìn của người khác về chúng ta. Nếu chỉ có “nhìn” nhau mà không có sự giao tiếp thực sự với nhau, thì giữa người với người có thể chỉ là cái nhìn mang định kiến nặng nề hoặc rất dễ xảy ra những hiểu lầm tai hại.

Bởi vì, trong cuộc sống, chúng ta thường rất dễ rơi vào những tình huống “trông gà hóa quốc” hay “ông nói gà, bà nói vịt”… Chính vì vậy, mỗi người đều cần học hỏi những kỹ năng giao tiếp và ứng xử hiệu quả, để trở thành một con người đáng tin cậy trong giao tiếp, không làm ảnh hưởng xấu đến tình cảm hoặc làm tổn thương lòng tự trọng của người khác.

Nhờ giao tiếp tốt, chúng ta mới có thể hòa nhập với những người xung quanh, san lấp hố thẳm cách ngăn giữa người với người… Kỹ năng giao tiếp của mỗi chúng ta sẽ được rèn luyện dần theo thời gian, qua học tập, giáo dục, công việc, nghề nghiệp, theo tuổi tác, tích lũy dần kinh nghiệm sống… đến một trình độ nào đó sẽ trở thành nghệ thuật giao tiếp – một nghệ thuật sống!

2. Các loại hình giao tiếp

Trong đời sống hằng ngày, có thể diễn ra các loại hình giao tiếp sau đây:

– Tự giao tiếp với chính mình (intrapersonal communication): Khi con người tự giao tiếp với chính bản thân mình, hoạt động giao tiếp diễn ra bên trong não bộ, cụ thể là vỏ bán cầu đại não. Vỏ bán cầu đại não là nơi diễn ra các hiện tượng tâm lý – chứa đựng những ý nghĩ, tư tưởng, trải nghiệm và những gì chúng ta nhận thức được thông qua một sự kiện giao tiếp nào đó trong cuộc sống hằng ngày.

Ở loại giao tiếp này, con người tự phân tích, so sánh, đối chiếu mình với người khác, với các chuẩn mực của xã hội. Những hành vi phản ứng của chúng ta, trong nhiều tình huống giao tiếp khác nhau, về cơ bản đã được bắt đầu từ việc tự giao tiếp với chính mình. Ở đây, cá nhân định hình những khuôn mẫu và quy tắc giao tiếp của mình.

– Giao tiếp giữa các cá nhân với nhau (interpersonal communication): Đây là loại giao tiếp thường diễn ra giữa hai cá nhân với nhau, có thể là giao tiếp ngôn ngữ (verbal) hoặc phi ngôn ngữ (non-verbal) trong nhiều tình huống, hoàn cảnh khác nhau. Loại giao tiếp này giúp con người hiểu được một cách chính xác và sâu sắc hơn đối tượng giao tiếp với mình, có thể ảnh hưởng, giúp đỡ lẫn nhau.

– Giao tiếp trong nhóm nhỏ (small group communication): Là quá trình tương tác (interaction) xảy ra giữa nhiều người, tác động lẫn nhau nhằm chia sẻ thông tin, ý tưởng, giải quyết vấn đề, đạt được những mục tiêu chung đã được xác định trước một cách trực tiếp hay gián tiếp. Nhóm nhỏ cũng có thể được hiểu là một gia đình cùng trò chuyện trong một bữa ăn, hoặc một cuộc họp giữa vài ba cá nhân trong một tổ chức, một công ty…

– Giao tiếp nơi công cộng hoặc nói trước đám đông (public communication or public speaking): Với loại giao tiếp này, người nói (diễn giả) gửi những thông điệp nhất định đến với khán, thính giả của mình nhằm chia sẻ thông tin, giáo dục, thuyết phục…

– Giao tiếp thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng (mass communication): Đây là loại giao tiếp diễn ra gián tiếp khi có một lượng ít người, thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng, gửi những thông điệp đến một số lượng lớn những người mà mình không biết mặt. Và thường thì khán thính giả sử dụng phương tiện truyền thông cho những mục đích riêng, không có sự đồng nhất, chẳng hạn: có người cần cập nhật thông tin, có người cần giải trí…

3. Quá trình giao tiếp

Con người luôn sống trong các quan hệ xã hội đa dạng, phức tạp. Các quan hệ này tạo ra môi trường sống thường xuyên của mỗi cá nhân và ảnh hưởng đến sự hình thành, phát triển nhân cách của họ. Bước đầu tiên để hiểu được các mối quan hệ liên cá nhân vô cùng phức tạp, do đó chúng ta hãy bắt đầu làm quen với khái niệm quá trình giao tiếp.

Giao tiếp là một quá trình truyền thông tin từ người gửi đến người nhận và ngược lại.

Trong đó, thông tin được trao đổi giữa các cá nhân thông qua một hệ thống các biểu tượng, ký hiệu hoặc hành vi… Quá trình giao tiếp bị chi phối bởi vốn sống, vốn kinh nghiệm và những thói quen ứng xử của các cá nhân tham gia giao tiếp.

Trước hết, người gửi tạo ra và gửi đi một thông điệp đến người nhận. Thông điệp có thể là những ký hiệu, biểu tượng, từ ngữ, lời nói Người gửi Người nhậnmà chúng ta sử dụng để truyền đi những gì mà chúng ta muốn gửi đến người khác. Thông điệp có thể được truyền đi bằng nhiều cách, như: nói, viết và các phương tiện phi ngôn ngữ (ánh mắt, nét mặt, cử chỉ, điệu bộ…). Việc tạo ra được một thông điệp ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu… là rất quan trọng.

Tuy nhiên, điều đó vẫn chưa đủ để đảm bảo cho quá trình giao tiếp diễn ra một cách có hiệu quả. Bởi nếu vì một lý do nào đó mà thông điệp chuyển tải không rõ ràng, không đầy đủ có thể dẫn đến những hiểu lầm tai hại nơi người nghe. Về phía người nhận, khi nhận được thông điệp của người gửi, người nhận thông điệp sẽ giải mã thông điệp.

Tuy nhiên, không phải bất cứ sự giải mã nào nơi người nhận cũng hoàn toàn chính xác giống như nội dung ý nghĩa mà người gửi muốn chuyển tải. Người nhận có thể chỉ hiểu được nội dung thông điệp ở phạm vi trình độ nhận thức của riêng họ. Có một điều rất đáng để chúng ta phải suy nghĩ.

Đó là, trong cuộc sống mỗi chúng ta thường có khuynh hướng nhìn nhận, đánh giá mọi thứ theo “lăng kính chủ quan” của mình. Những nỗi niềm ao ước riêng tư, trạng thái tâm lý khi nhận thông điệp, những định kiến nặng nề của bản thân mình đã có sẵn từ trước đó, hoặc do bị chi phối bởi quyền lợi riêng… đều có thể ít nhiều ảnh hưởng đến cách chúng ta giải mã thông điệp của người gửi.

Tương tự, sự khác biệt về văn hóa, lối sống, quan niệm sống, định hướng giá trị… giữa người gửi và người nhận thông điệp, cũng ảnh hưởng đến cách giải mã thông điệp.

Những điều này sẽ dẫn đến một thực tế là, có khi người nhận hiểu về nội dung thông điệp theo ý nghĩa hoàn toàn khác với ý định của người gửi. Trong trường hợp đó, những gì mà người nhận thông điệp hiểu được không phải là nội dung vốn có của người gửi, mà là do người nhận đã tái cấu trúc lại trong suy nghĩ của mình.

Ngoài ra còn có rất nhiều yếu tố khác có thể tạo thuận lợi hoặc gây cản trở cho quá trình giao tiếp, thậm chí có khi còn làm sai lệch nội dung, ý nghĩa của thông điệp được truyền đi, chẳng hạn như các yếu tố từ môi trường, không gian diễn ra quá trình giao tiếp; kích thước căn phòng và cách bố trí các tiện nghi trong phòng; ánh sáng, nhiệt độ, âm thanh, tiếng ồn… Nhìn chung, khung cảnh diễn ra quá trình giao tiếp có ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình giao tiếp và những người tham gia giao tiếp.

Chúng ta cần nhận ra những yếu tố này để có thể gia tăng tối đa những thuận lợi, đồng thời hạn chế đến mức thấp nhất những ảnh hưởng tiêu cực đối với quá trình giao tiếp.

Ngoài ra, khi quá trình giao tiếp diễn ra một cách gián tiếp, cả người gửi và người nhận thông điệp không đối mặt nhau, như trong những trường hợp thông điệp được người gửi chuyển tải đến người nhận thông qua điện thoại, thư từ, qua đài phát thanh, băng đĩa ghi âm, ghi hình… thì những hiểu biết thiếu chính xác, thậm chí cả những nhầm lẫn tai hại là điều rất dễ xảy ra.

Chính vì vậy, tùy theo mục đích đề ra cho quá trình giao tiếp, chúng ta cần lựa chọn loại kênh truyền như thế nào để đảm bảo quá trình giao tiếp đạt được hiệu quả cao nhất.

Cuối cùng, người nhận thông điệp sẽ trả lời người gửi bằng một thông tin phản hồi. Phản hồi bao gồm các thông điệp chứa đựng các phương tiện ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ, cho phép đánh giá người nhận đã hiểu thông điệp như thế nào và ý kiến trả lời của họ như thế nào.

4. Tại sao cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp?

Trong giao tiếp, thường thì chúng ta ở vào thế bị động và không thể tiên đoán hết được những phản ứng của người khác. Cho nên, giao tiếp là một quá trình có tính chất động, xoay quanh nhiều yếu tố như hành vi, phong cách cá nhân và sự ảnh hưởng lẫn nhau của hành vi, phong cách cá nhân giữa những người giao tiếp với nhau… Ngày nay, cùng với sự phát triển của kinh tế quốc tế và hội nhập toàn cầu, sự khác biệt giữa các nền văn hóa vừa tạo nên sự phong phú trong giao tiếp, nhưng đồng thời cũng có thể là nguyên nhân dễ gây ra hiểu lầm nhất định giữa những người giao tiếp thuộc các nền văn hóa khác nhau.

Một hành vi, cử chỉ nào đó được coi là thân thiện, được xã hội chấp nhận ở nền văn hóa này, lại có thể bị coi là có tính xúc phạm, không được xã hội chấp nhận ở nền văn hóa khác.

Tương tự, một hành vi được khuyến khích ở nền văn hóa này lại có thể bị xem là cấm kị ở những nền văn hóa khác. Thậm chí, ngay giữa các vùng miền, địa phương khác nhau trong một đất nước, cũng có thể có những sự khác biệt nhất định nào đó trong hành vi ứng xử, trong chuẩn mực giao tiếp. Nói chung, mọi vấn đề phong phú lẫn phức tạp đều có thể nảy sinh trong quá trình giao tiếp. Chúng ta học các kỹ năng giao tiếp là để biết cách giải quyết những vấn đề phức tạp có thể nảy sinh, đồng thời nâng cao hiệu quả của quá trình giao tiếp.

Nói cách khác, cuộc sống luôn đòi hỏi mỗi chúng ta phải có những kỹ năng giao tiếp đúng đắn, thể hiện qua quá trình giao tiếp với các quan hệ xã hội khác nhau, trong từng tình huống, hoàn cảnh cụ thể khác nhau. Đồng thời, chính bản thân mỗi chúng ta cũng chủ động tạo ra những mối quan hệ xã hội tốt đẹp trong cuộc sống, góp phần tạo nên một xã hội ổn định, phát triển hài hòa.

Ngày nay, ở các nước phát triển phương Tây, việc rèn luyện các kỹ năng sống – trong đó có kỹ năng giao tiếp – vốn là những đề tài được rất nhiều người quan tâm, thậm chí đã được đưa vào giảng dạy tại các trường đại học và có rất nhiều công ty chuyên về tư vấn, đào tạo lĩnh vực này cũng như các lĩnh vực liên quan.

Tuy nhiên, chúng ta không nên hiểu lầm đây chỉ là sản phẩm giáo dục của phương Tây, mà thực ra ngay trên mảnh đất Việt Nam thân yêu với bề dày mấy ngàn năm văn hiến của chúng ta, kỹ năng giao tiếp cũng từng là vấn đề mà ông cha ta đặt ra từ rất sớm, thể hiện qua truyền thống đạo đức tốt đẹp của dân tộc, qua nếp sống, nếp ăn ở, cách thức xã giao, được gói gọn trong những câu tục ngữ có tính chất răn dạy như: “Học ăn, học nói, học gói, học mở”, “Ăn trông nồi, ngồi trông hướng”, “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”… Là người Việt Nam, mỗi chúng ta từ lúc có trí khôn cho đến trước ngày nhắm mắt xuôi tay, chắc hẳn bất cứ ai cũng đều có thể thuộc nằm lòng những cách thức giao tiếp, ứng xử tốt đẹp này! Ngày nay, với xu thế toàn cầu hóa, việc học hỏi một cách có chọn lọc những tinh hoa của bạn bè quốc tế là điều cần thiết nhằm phục vụ cho sự phát triển, nhưng đồng thời việc phát huy bản sắc văn hóa và truyền thống tốt đẹp của dân tộc cũng là điều quan trọng không kém.

Đọc đến đây, có thể bạn sẽ thắc mắc?

Thế thì, kỹ năng giao tiếp là gì?

Thật khó mà đưa ra một định nghĩa được mọi người thống nhất thừa nhận. Giao tiếp là một đề tài nghiên cứu liên ngành. Mỗi một lĩnh vực khoa học có thể có cách hiểu khác nhau về giao tiếp, bắt nguồn từ góc độ nghiên cứu của mình.

Như đã nói, giao tiếp là một quá trình diễn ra hết sức phức tạp, nên việc đưa ra một định nghĩa chung là điều tương đối khó khăn.

Tuy nhiên, mối quan tâm chủ yếu của chúng ta là làm sao rèn luyện cho bản thân những kỹ năng giao tiếp có hiệu quả với người khác chứ không phải là đi tìm một định nghĩa.

Vì thế, ở đây chúng ta có thể tạm hiểu kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết những biểu hiện bên ngoài và những diễn biến tâm lý bên trong của người khác trong quá trình giao tiếp; đồng thời, biết sử dụng các kỹ năng nghe, nói, đặt câu hỏi, kỹ năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách ứng xử, định hướng, điều chỉnh quá trình giao tiếp, nhằm đạt tới mục đích giao tiếp đã định, tùy thuộc vào đối tượng giao tiếp cũng như tùy thuộc vào tính chất của từng mối quan hệ giao tiếp cụ thể nhất định.

Rất nhiều người nghĩ rằng, con người ta tự nhiên ai cũng có khả năng ăn nói, giao tiếp mà không cần đòi hỏi việc học hỏi, luyện tập gì cả! Cách nghĩ như vậy là hết sức sai lầm. Bởi vì, phần đông chúng ta đều phải thông qua việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp mới có thể cải thiện mọi mối quan hệ giao tiếp với người khác.

Trong những phần tiếp theo của cuốn sách này, chúng ta sẽ tìm hiểu những kỹ năng giao tiếp cụ thể, nhằm làm cho quá trình giao tiếp đạt được hiệu quả cao nhất!

MỘT SỐ NGHI THỨC VÀ CHUẨN MỰC TRONG GIAO TIẾP

Mọi người trong xã hội, khi giao tiếp cần phải tuân theo những nghi thức và chuẩn mực đã được xã hội thừa nhận. Trước khi tìm hiểu từng kỹ năng giao tiếp cụ thể, chúng ta cần biết đến những nghi thức và chuẩn mực trong giao tiếp. Những nghi thức và chuẩn mực này thể hiện nét đẹp văn hóa cùng phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp hằng ngày của từng cộng đồng, từng xã hội.

1. Chào hỏi

Chào hỏi là nghi thức khi chúng ta bắt đầu quá trình giao tiếp hoặc khi kết thúc quá trình giao tiếp. Việc chào hỏi thể hiện thái độ tôn trọng của mỗi chúng ta dành cho người mà mình giao tiếp. Truyền thống đạo đức tốt đẹp của người Việt Nam chúng ta luôn quan niệm: “Lời chào cao hơn mâm cỗ.” Khi chúng ta chào hỏi bất cứ ai, lời chào của chúng ta luôn thể hiện trạng thái tình cảm, thái độ chân tình, lễ phép và lịch sự dành cho người mà chúng ta giao tiếp, gặp gỡ.

Ngoài ra, chào hỏi còn có tác dụng củng cố và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa chúng ta với những người quen thuộc trong cuộc sống hằng ngày. Lời chào hỏi liên quan đến những chuẩn mực nhất định, chịu ảnh hưởng của những đặc điểm văn hóa của từng dân tộc, và còn liên quan đến tuổi tác, địa vị xã hội của mọi người trong giao tiếp.

Cho nên, khi chào hỏi người khác chính là chúng ta đang tự đặt mình vào hệ thống những chuẩn mực ứng xử đã được xã hội quy định và chấp nhận. Trước kia, dưới thời phong kiến, khi chúng ta chào người trên – những bậc cao niên hoặc trên mình về địa vị xã hội, về thứ bậc trong gia đình, dòng họ… thì thường phải cúi đầu, nói “lạy ông, lạy bà, lạy cụ…”. Ngày nay, khi chào những người lớn, chúng ta chỉ cần khoanh tay và nói: “Cháu chào ông, chào bà…” Đó là chuẩn mực thay đổi đã được xã hội hiện đại chấp nhận.

Về cách thức chào hỏi, mỗi khi chào hỏi, chúng ta không chỉ sử dụng ngôn ngữ nói mà còn có thể kết hợp với ngôn ngữ biểu cảm hoặc chỉ dùng ngôn ngữ biểu cảm. Trên thực tế, có nhiều cách chào hỏi, tùy vào đối tượng và hoàn cảnh khác nhau mà chúng ta có thể có cách chào hỏi khác nhau. Mỗi nước, mỗi dân tộc lại có những cách chào khác nhau.

Chẳng hạn, người Nhật Bản chào với tư thế đứng thẳng, hai tay để xuôi, cúi gập mình xuống để chào người lớn tuổi hoặc chào khách hàng.

Đối với nhiều dân tộc khác, khi chào hỏi, người chào phải khoanh tay hoặc chắp tay trước ngực, cúi đầu, nhún chân, ngả mũ… Còn với người Việt Nam chúng ta, giữa bạn bè thân thiết thường ngày mỗi khi gặp nhau, có khi chỉ cần mỉm cười, gật đầu chào nhau là đủ. Về nguyên tắc chào hỏi, người được ưu tiên trong giao tiếp bao giờ cũng được người khác chào trước: người ít tuổi chào người nhiều tuổi, sinh viên chào giáo sư, nhân viên chào thủ trưởng, nhân viên phục vụ chào khách…

Trong trường hợp gặp gỡ những người trong một nhóm, nếu chỉ quen biết một vài người trong nhóm chúng ta vẫn nên chào cả nhóm, không nên chỉ chào riêng những người mình thân quen và phớt lờ những người còn lại.

Trong các buổi hội nghị, tiệc tùng có quá đông người tham dự, chúng ta không thể chào tất cả mọi người, thì nên chào người chủ trì hoặc chủ nhà và những người ở gần mình, với những người còn lại thì chỉ cần gật đầu, mỉm cười chào chung.

Khi chào tạm biệt, tùy vào hoàn cảnh, lứa tuổi, tính chất của từng mối quan hệ cụ thể mà chúng ta có thể bắt tay hoặc giơ tay lên vẫy.

2. Giới thiệu làm quen

Việc giới thiệu, làm quen giúp chúng ta tạo lập được những mối quan hệ mới, gây được thiện cảm, tạo ấn tượng tốt đẹp khó quên và duy trì tình cảm thân mật, gần gũi giữa người với người. Ngoài ra, bản thân chúng ta phải tự giới thiệu mình với người khác trong những trường hợp sau:

– Trong các cuộc gặp gỡ, chiêu đãi có khách danh dự, nếu chẳng may đến muộn thì phải tự giới thiệu với khách.

– Khi muốn tạo mối quan hệ với người khác mà không có người thân quen giới thiệu.

– Thấy người đang giới thiệu dường như không kịp nhớ ra tên mình.

– Tại các cuộc gặp gỡ đông người, người chủ trì không có điều kiện giới thiệu để mọi người làm quen với nhau.

– Tự giới thiệu về mình khi bạn bắt đầu gọi hoặc khi bạn nhận điện thoại.

Điều quan trọng nhất của việc giới thiệu là phải thể hiện được sự quan tâm đối với người vừa được giới thiệu.

Khi giới thiệu, chúng ta phải giữ phong cách lịch lãm, phải tạo được sự chú ý cho mọi người, cần hướng về người mình giới thiệu, thể hiện tình cảm vui vẻ, thân mật, tôn trọng.

Khi giới thiệu người được ưu tiên trong kỹ năng giao tiếp, phải giới thiệu cả họ tên, chức vị để thể hiện sự trang trọng, lễ phép. Với những người ngang hàng chỉ cần giới thiệu tên.

Lời giới thiệu của chúng ta phải ngắn gọn, đủ ý, dễ hiểu, không đi sâu vào đời tư, không giới thiệu nhầm tên hoặc thấp hơn chức vị của người được giới thiệu.

Trong lễ nghi trang trọng, lời giới thiệu phải mở đầu bằng những câu như: “Cho phép tôi giới thiệu…”, “Xin hân hạnh được giới thiệu…” Đối với những người cao tuổi, thường khi giới thiệu chúng ta nên gọi họ là “ông, bà, ngài…” trừ khi họ tỏ ý muốn được xưng hô bằng tên. Người được ưu tiên trong giao tiếp bao giờ cũng được nghe người giới thiệu cung cấp thông tin về người khác cho mình. Cá nhân bao giờ cũng được giới thiệu với cả tập thể. Cả nhà bao giờ cũng được giới thiệu với khách.

Người trẻ tuổi cần được giới thiệu với người lớn tuổi hơn, người có vị trí xã hội thấp hơn sẽ được giới thiệu với người có vị trí xã hội cao hơn, nam giới được giới thiệu với nữ giới. Nếu những người có vai vế xã hội ngang nhau thì không cần phải câu nệ quá nhiều đến thứ tự khi giới thiệu. Người đứng ra giới thiệu mọi người với nhau thường sẽ tự giới thiệu về mình sau cùng. Trong trường hợp có những mối quan hệ ngoại giao quốc tế, khi các phái đoàn của nhiều nước tham gia có dịp cùng tiếp xúc với nhau chẳng hạn, thì đoàn chủ nhà sẽ phải chủ động giới thiệu trước.

Người nên chủ động đứng ra giới thiệu các đoàn chưa quen biết với nhau là người có mối quan hệ quen biết với phần đông mọi người hoặc là quen biết với đoàn chủ nhà. Trong trường hợp không có đoàn chủ nhà hiện diện, thì phái đoàn nào chủ động đề nghị việc tiếp xúc với các phái đoàn còn lại, sẽ chủ động giới thiệu về phái đoàn của mình trước.

3. Bắt tay

Bắt tay là nghi thức xã giao rất được ưa chuộng trong thế giới văn minh. Trong cuộc sống hiện đại, việc bắt tay khi gặp gỡ đã trở thành không thể thiếu trong kỹ năng giao tiếp, trong kinh doanh, trong các cuộc họp, ký kết hợp đồng, các cuộc phỏng vấn… Những tình huống giao tiếp sau đây không thể thiếu nghi thức bắt tay:

– Khi bạn được giới thiệu làm quen với một người nào đó hoặc khi bạn chào tạm biệt một người nào đó.

– Khi khách hàng, đối tác bước vào công ty.

– Khi bạn có dịp gặp lại một người quen mà lâu nay không liên lạc.

– Khi bạn bước vào phòng họp và được giới thiệu với những người trong phòng. Riêng trong lĩnh vực kinh doanh, bắt tay không chỉ đơn thuần là một nghi thức giao tiếp mà còn là dấu hiệu cho phép đối tác nhận biết một phần nào về nhân cách, cá tính và mức độ tự tin của bạn trước đối tác.

Các kết quả nghiên cứu cho thấy rằng, có mối liên hệ mật thiết giữa cái bắt tay với những ấn tượng tốt đẹp trong buổi đầu tiếp xúc. Mọi người sẽ nhớ tới những người mà họ đã từng bắt tay khi gặp mặt hơn là những người không bắt tay. Một cái bắt tay lịch sự tạo được ấn tượng tốt đẹp đối với người mà chúng ta giao tiếp – dù là nam giới hay nữ giới. Một cái bắt tay chuyên nghiệp có thể xem là một trong những chiếc chìa khóa mở cánh cửa thành công, tạo lập một mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác.

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết bắt tay đúng cách. Những cái bắt tay lờ đờ, uể oải thể hiện sự lúng túng, vụng về, nhút nhát, rụt rè, miễn cưỡng, thiếu tự tin, có thể khiến cho người khác cảm thấy chán nản, khó chịu, thậm chí mất thiện cảm ngay từ lần gặp gỡ đầu tiên. Thông thường, một cái bắt tay lịch sự phải thể hiện được tình cảm nồng ấm, thân thiện và chân thành mà bạn dành cho người đối diện. Người có cương vị thấp không nên chủ động đưa tay ra bắt trước. Nếu có cùng cương vị, thì người nhiều tuổi hơn được quyền chủ động đưa tay ra trước.

Trong các buổi gặp gỡ, nếu bạn được giới thiệu trước, hãy giơ tay ra trước, biểu lộ ý muốn sẵn sàng làm quen. Nhưng khi bạn đang làm quen với một người có địa vị cao hơn, tốt nhất bạn nên đợi người đó chìa tay ra trước. Trái lại, nếu bạn ở cương vị càng cao hơn thì bạn càng phải quan tâm nhiều hơn đến nghệ thuật bắt tay, vì nếu không có thể bạn sẽ làm cho những người có cương vị thấp hơn cảm thấy khó xử hoặc mặc cảm, không hài lòng.

Trong tình huống giao tiếp có nhiều người gặp gỡ, nếu bạn là cấp trên hay là người nhiều tuổi hơn so với những người còn lại, bạn nên bắt tay tất cả mọi người, lần lượt từ người cương vị cao xuống đến cương vị thấp hoặc theo độ tuổi từ người lớn tuổi nhất đến người trẻ tuổi hơn.

Khi tiếp khách tại nhà, chủ nhà nên đưa tay ra trước để bắt tay từng người. Trường hợp khách đến nhà là một đôi vợ chồng, thì chủ nhà nên bắt tay người vợ trước, người chồng sau. Nếu là giao tiếp giữa nam giới và nữ giới, thì nữ giới được quyền chủ động đưa tay ra trước. Chúng ta chỉ nên bắt tay khi tất cả cùng đứng và thẳng người. Nên đưa tay phải ra, nét mặt tươi vui, mắt nhìn thẳng vào đối tượng. Bạn tuyệt đối không nên bắt tay người này nhưng lại đưa mắt lơ đễnh nhìn sang người khác. Ngoài ra, chúng ta cần biểu thị tình cảm đúng mức khi bắt tay.

Nam giới với nhau nên nắm cả bàn tay, xiết vừa đủ độ tin cậy nhưng không quá mạnh, không nên giật giật nhiều, chỉ rung nhẹ 2, 3 lần rồi buông tay ra, nhưng cũng đừng buông tay người khác một cách quá đột ngột, có thể gây hụt hẫng cho người mình đang giao tiếp.

Riêng với việc bắt tay giữa phái nam và phái nữ thì phái nam chỉ nên nắm tay phái nữ một cách nhẹ nhàng, tuyệt đối không nên giữ tay phái nữ quá lâu, càng không nên siết mạnh tay phái nữ.

Vì khi bạn làm như vậy, người phái nữ có thể sẽ đánh giá thấp về tư cách đạo đức của bạn, cho rằng bạn là người bất lịch sự hoặc không hiểu những nghi thức xã giao thông thường. Cuối cùng, về cách ăn mặc trong khi bắt tay, bạn cũng cần chú ý. Với các bạn nam giới, khi mặc veston lúc ngồi, bạn thường không cài hoặc chỉ cài một nút, nhưng khi bạn đứng lên để bắt tay, bạn nên nhớ cài khuy áo veston trước khi bắt tay người khác.

4. Cách sử dụng danh thiếp

Trong kỹ năng giao tiếp, danh thiếp đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các mối quan hệ công việc và cá nhân. Các công ty, khách sạn, nhà hàng, cửa hiệu hoặc những cá nhân hành nghề trong nhiều lĩnh vực thường dùng tấm danh thiếp để giữ mối quan hệ công việc.

Danh thiếp được xem như một phương tiện đơn giản để giới thiệu “lý lịch trích ngang” của một người, một đơn vị… Khi bạn trao danh thiếp cho một ai đó, có nghĩa là bạn muốn cho người đó biết về bạn hoặc công ty bạn, và làm cách nào để có thể liên lạc với bạn. Nhìn chung, danh thiếp có tiện lợi là dễ mang theo, giá cả in ấn tương đối rẻ và dễ sử dụng.

Khi bạn đảm nhận một công việc nào đó cần phải giao thiệp và duy trì mối quan hệ công việc với nhiều người, thì việc thiết kế và in danh thiếp là một trong những việc đầu tiên nên nghĩ đến. Một danh thiếp được thiết kế đẹp, rõ ràng, tinh tế sẽ khiến cho người khác có ấn tượng sâu sắc, cụ thể hơn về bạn. Việc trao danh thiếp cho người khác phải đúng lúc và đúng khung cảnh.

Tuyệt đối không chủ động trao danh thiếp khi người khác chưa có ý muốn nhận. Đối với những người mới quen biết, ta không nên mới bắt đầu vào câu chuyện đã vội lấy danh thiếp của mình ra.

Trước khi tiếp xúc phải chuẩn bị chu đáo, đầy đủ. Bạn cần mang theo danh thiếp trong cặp hoặc để ở nơi dễ thấy, dễ lấy trên bàn làm việc, tránh tình trạng khi cần trao cho người khác lại phải loay hoay tìm kiếm, có thể sẽ bị người khác đánh giá là luộm thuộm, bất lịch sự… chưa kể còn gây lúng túng, khó xử cho cả hai bên.

Trong các mối quan hệ, danh thiếp cần được trao trực tiếp. Trong giao tiếp ở lần đầu gặp gỡ, việc trao danh thiếp thuộc về người có tư cách là chủ cuộc gặp gỡ. Nếu cuộc gặp gỡ có nhiều người ngang hàng nhau, ai có nhu cầu tạo lập quan hệ thì chủ động trao danh thiếp trước.

Nếu trong cuộc gặp gỡ có nhiều người ở những vị thế khác nhau, thì danh thiếp phải được trao cho người được ưu tiên trong giao tiếp trước, rồi lần lượt trao đến hết. Khi trao danh thiếp cho người khác, bạn nên dùng tay trái, mặt chính của danh thiếp nên hướng lên phía trên, thuận theo hướng nhìn của người nhận, để họ dễ dàng đọc được ngay nội dung thông tin trên danh thiếp.

Về phần mình, sau khi nhận được danh thiếp do người khác trao, bạn phải nhìn thật nhanh và chính xác họ tên, chức vụ trong danh thiếp để tiện xưng hô, xử sự với người đó trong quá trình giao tiếp.

5. Tặng hoa

Trong kỹ năng giao tiếp, việc tặng hoa là vấn đề không đơn giản chút nào. Ở các nước phát triển, đây là thói quen tốt đẹp rất thịnh hành trong đời sống tình cảm, trong giao tiếp cuộc sống, trong mối quan hệ với bạn bè và người thân, trong giao dịch khách hàng, duy trì mối quan hệ đối tác… Tặng hoa như thế nào?

Khi tặng hoa, chúng ta phải chú ý đến đối tượng và hoàn cảnh cụ thể, nếu không sẽ dễ gây ra hiểu lầm, có khi còn phản tác dụng. Tặng hoa không chỉ đơn giản là mình muốn mua hoa cho người khác mà là cả một nghệ thuật.

– Điều cần lưu ý trước tiên khi tặng hoa là chúng ta phải hiểu được “ngôn ngữ của các loài hoa”, mỗi loại nói lên những tình cảm và ý nghĩa gì?

Làm thế nào để người nhận có thể hiểu được thông điệp hay tình cảm của bạn thông qua bó hoa mà bạn gửi tặng?

Nếu người nhận hoa lại không hiểu được ý nghĩa của bó hoa thì thật là uổng phí công sức, tiền bạc của người gửi tặng.

Chẳng hạn, hoa hồng thể hiện tình yêu nồng nàn.

Hoa mai là biểu hiệu của sự chung thủy trong tình yêu. Hoa đào biểu hiện cho tình bạn thân thiết.

Hoa tử đinh hương thể hiện sự cao quý và xinh đẹp. Hoa thủy tiên, hoa sen, mẫu đơn, hoa ly thể hiện sự trong sáng, lịch sự.

Hoa thược dược tượng trưng cho phú quý, may mắn, hạnh phúc và phồn vinh.

Hoa sơn trà, thạch lựu thể hiện cho những năm tháng sôi nổi và tương lai tươi sáng.

Những chậu cây xanh như vạn niên thanh, tùng la hán, trúc, lan quân tử thể hiện cho sự trường thọ, mạnh khỏe…

– Về màu sắc của hoa, thường thì màu đỏ thể hiện sự nhiệt tình; màu trắng thể hiện sự thuần khiết; màu vàng sáng thể hiện sự giàu có; màu xanh lá cây thể hiện tuổi thanh xuân; màu xanh da trời thể hiện niềm vui, hòa bình…

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý những nét khác biệt về văn hóa khi tặng hoa.

Ở một số nước phương Tây và châu Mỹ La tinh, người ta lại xem cúc vàng là loài hoa tượng trưng cho điềm gở.

Ở một số nước khác, chẳng hạn Trung Quốc, khi tặng hoa người ta phải chọn số lượng hoa theo số chẵn.

Khi tiễn một người con gái đi xa, người ta không bao giờ tặng một bông hoa đơn độc.

Còn ở Pháp, nếu đến nhà người quen dùng bữa, bắt buộc bạn phải mang hoa đến, nhưng bạn nhớ là đừng mang hoa cúc, vì ở Pháp hoa cúc tượng trưng cho sự đau thương.

– Ngoài ra, bạn còn phải căn cứ vào từng tình huống giao tiếp cụ thể, tùy thuộc vào tính chất của mối quan hệ giữa bạn với người nhận, cũng như phải tính đến nhu cầu thực tế của người nhận, để có thể đưa ra quyết định lựa chọn mua những chậu hoa nào để tặng.

Chẳng hạn, nếu đi dự sinh nhật, bạn cần phải suy nghĩ đến tuổi tác của đối phương để tặng hoa: nếu là thanh niên có thể tặng hoa hồng; nếu tặng cho bạn gái thì có thể tặng 1, 3, hoặc số hoa bằng với số tuổi của cô ấy, nếu ở độ tuổi trung niên thì bạn nên tặng hoa lan; nếu là người già thì bạn nên tặng một chậu trúc, vạn niên thanh, lan quân tử, cây si nhỏ, hoặc tùng la hán.

– Nếu bạn muốn tặng hoa cho một đôi vợ chồng mới cưới thì tốt nhất nên tặng hoa hồng hay cây trường xuân – loài hoa tượng trưng cho hạnh phúc, với ý nghĩa chúc mừng cô dâu chú rể sống thủy chung bên nhau đến đầu bạc răng long.

Nếu bạn là người chuẩn bị giúp bó hoa cưới cho cô dâu cầm trên tay trong buổi lễ, thì bạn nên chọn hoa lan, hoa ly hoặc hoa hồng…

– Khi chúng ta đi thăm người bệnh, tốt nhất nên chọn những loài hoa có mùi thơm nhẹ như hoa hồng, hoa lan, tránh tặng những loài hoa có phấn hoa dễ gây dị ứng cho người ốm.

– Khi tiễn bạn bè đi xa, bạn có thể tặng bó hoa nhành sam để chúc mọi sự tốt đẹp. Cũng có người tặng hoa thược dược để thể hiện sự luyến tiếc hoặc cành liễu thể hiện tình cảm quyến luyến, bịn rịn.

– Khi bạn muốn cổ vũ cho ai thì bạn nên tặng người đó một bó hoa hồng đinh hương, như một lời chúc người đó sẽ gặt hái thành công mỹ mãn.

– Khi bạn tặng hoa cho những người mẹ trẻ vừa mới sinh con, nếu họ sinh con trai thì bạn có thể tặng hoa màu xanh da trời nhạt, còn nếu họ sinh con gái thì bạn có thể tặng hoa màu phấn hồng.

– Khi bạn tặng hoa cho giới doanh nhân, bạn nên chọn những loài hoa tượng trưng cho sự nghiệp phát triển, tương lai xán lạn như hoa đỗ quyên, hoa thược dược, dây trường xuân.

– Khi đến thăm nhà bạn bè vào những dịp lễ tết, bạn nên tặng những loài hoa mang ý nghĩa may mắn như thủy tiên, hoa ly, trạng nguyên, vạn niên thanh, cây cát tường…

Trên đây, chúng ta đã nói đến một số nghi thức và chuẩn mực trong giao tiếp. Trong các mối quan hệ giao tiếp, nếu chúng ta không tôn trọng các chuẩn mực nêu trên, thì cũng có thể ví tương tự như một người sử dụng ngôn ngữ mà không quan tâm gì đến văn phạm, sẽ khó có thể được người khác chấp nhận.

Thế nhưng, nếu lúc nào cũng chỉ quan tâm đến văn phạm thì lại không ổn! Nếu bạn tỏ ra cứng nhắc thì việc giao tiếp giữa bạn với người khác sẽ trở nên căng thẳng, không thoải mái. Cho nên, bạn đừng bao giờ biến cách giao tiếp của mình trở thành những cách ứng xử cứng nhắc, rập khuôn, máy móc.

Bởi vì, nếu việc tuân thủ các quy tắc văn phạm trong ngôn ngữ vẫn có thể cho phép chúng ta có được những cách diễn đạt vô cùng phong phú, thì những nghi thức, chuẩn mực giao tiếp của xã hội như trên cũng cần được vận dụng sao cho cách ứng xử của mỗi cá nhân có được sự sinh động và sáng tạo, phong phú.

Nói tóm lại, những chuẩn mực và nghi thức giao tiếp nêu trên không bao giờ là những ứng xử máy móc, khô cứng mà phải là những hành động ứng xử linh hoạt, nhiều màu vẻ, gắn với hoàn cảnh, môi trường cụ thể, tùy theo đối tượng mà chúng ta gặp gỡ. Có như vậy, kỹ năng giao tiếp của chúng ta mới đạt được hiệu quả.

CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN

Quá trình giao tiếp có thể diễn ra với các giai đoạn khác nhau. Tính chất và mục đích của các giai đoạn khác nhau đòi hỏi ở mỗi giai đoạn chúng ta phải có những kỹ năng ứng xử khác nhau. Giao tiếp là một quá trình ứng xử tổng hợp và rất phức tạp.

Qua các kỹ năng giao tiếp, những suy nghĩ, kinh nghiệm và tình cảm của các cá nhân tham gia quá trình giao tiếp sẽ được bộc lộ. Sự thành công của hoạt động giao tiếp chính là tạo dựng được các mối quan hệ thân thiện, chặt chẽ và lâu bền trong xã hội.

Kỹ năng ứng xử trong giao tiếp phải tùy từng tình huống, tùy từng người, tùy nơi, tùy công việc… Chúng ta tuyệt đối không được mang một cung cách ứng xử cứng nhắc nào trong giao tiếp. Các kỹ năng ứng xử giúp chúng ta trở nên chủ động – thay vì thụ động – trong quá trình giao tiếp.

Cách ứng xử của mỗi cá nhân trong giao tiếp xã hội được hình thành trong quá trình phát triển lịch sử của nhân loại. Cách ứng xử thể hiện vốn sống cùng vốn hiểu biết của mỗi cá nhân về các quan hệ xã hội và ngày càng trở nên tiến bộ, văn minh hơn.

Trong giao tiếp, bạn sẽ thấy rằng, có khi chỉ cần chú ý thay đổi một vài điểm nào đó chưa thích hợp trong cách ứng xử của mình cũng đủ để chúng ta nhận được sự ủng hộ và tình cảm thân thiện của người khác nhiều hơn đến mức không ngờ.

Dưới đây là một vài kỹ năng cơ bản trong quá trình giao tiếp:

1. Mở đầu quá trình giao tiếp

Khi mở đầu cuộc giao tiếp, chúng ta cần tránh những định kiến, những sai lầm trong giao tiếp. Con người ta thường hay sai lầm khi đánh giá về người khác, nào là ngu xuẩn, xấu xa, độc ác, hèn nhát, đê tiện… Liệu chúng ta hiểu được về người khác bao nhiêu mà dám quả quyết những điều như thế?

Những người lúc nào cũng mang nhiều thành kiến nặng nề như vậy, thì không thể giao tiếp với ai được cả! Về nguyên tắc, chúng ta không bao giờ được nhìn người khác bằng con mắt định kiến mà hãy cố gắng nhìn nhận người khác một cách hết sức công bằng, khách quan nhất, đúng thật như những gì mà bản thân họ vốn có. Mở đầu cuộc giao tiếp một cách tự nhiên, hợp lý sẽ tạo không khí thuận lợi cho việc giao tiếp giữa đôi bên.

Khi mới làm quen với nhau, điều cần thiết là phải làm cho người giao tiếp với chúng ta cảm thấy bớt ngại ngần, e dè,. để họ cảm thấy an tâm, thoải mái, dễ gần gũi.

Tuy nhiên, làm thế nào để gây được thiện cảm ngay từ lời mở đầu đối với nhiều người cũng là một vấn đề nan giải.

Trong kỹ năng giao tiếp, thường thì việc gây ác cảm nơi người khác rất dễ, nhưng để tạo được thiện cảm lại rất khó. Nhiều người chẳng biết phải nói gì ngoài việc rót nước mời khách. Một số người khác lại không ngừng đưa ra nhiều câu hỏi khiến người đối diện không kịp trả lời hoặc phải cảm thấy lúng túng, khó chịu.

Cả hai cách ứng xử vụng về này đều không thể mang lại hiệu quả mong muốn. Bạn đừng quên là những lời mở đầu gây được cảm tình cho người mình giao tiếp sẽ tạo điều kiện cho sự phát triển mối quan hệ sau này. Trong thực tế, có rất nhiều cách để chúng ta bắt đầu câu chuyện.

Ngày xưa, với người Việt Nam ta thì miếng trầu là đầu câu chuyện. Nhưng ngày nay, có lẽ một trong những cách tốt nhất là bắt đầu từ những câu chuyện có liên quan đến các đề tài gần gũi mà cả hai bên cùng quan tâm, cùng hiểu biết, chẳng hạn: một bộ phim hay đang chiếu trên truyền hình, một sự kiện thể thao nổi bật nào đó, hoặc tình hình thời tiết, giá cả thị trường… Nếu trong giao tiếp, cả bạn và người giao tiếp với bạn có cùng những mối quan tâm thì đó là điều rất tuyệt vời.

Đây là cách thức hữu hiệu để tạo thiện cảm, có tác dụng lôi cuốn người đang giao tiếp với mình vào nội dung câu chuyện một cách tự nhiên, hào hứng. Làm thế nào để tăng thêm thiện cảm của người khác dành cho mình?

Đối với người lần đầu gặp mặt, nếu ngay từ đầu chúng ta cho họ biết việc mình đã từng nghe biết về họ, từng biết đến danh tiếng của họ, biết đến những hoạt động có ý nghĩa mà họ đã làm, biết đến công việc chuyên môn của họ… với một thái độ thật sự trân trọng, hoặc chúng ta tỏ ra nắm biết được những sở thích của họ… chắc chắn chúng ta sẽ gây được thiện cảm trong phút đầu giao tiếp, làm cho người giao tiếp với mình cảm thấy thích thú và ngạc nhiên.

Khi chúng ta giao tiếp với những người có trình độ chuyên môn, học vấn, năng lực nghề nghiệp hoặc những người am hiểu về các loại hình nghệ thuật, cách chúng ta bày tỏ tình cảm ngưỡng mộ trình độ thẩm mỹ của họ hoặc đề cập đến vấn đề, lĩnh vực chuyên môn mà họ đang quan tâm cũng là cách dễ được chấp nhận và tạo ra hứng thú cho họ trong giao tiếp.

2. Kỹ năng lắng nghe

Mỗi người chúng ta được sinh ra với hai cái tai, nhưng chỉ có một cái miệng. Điều đó chứng tỏ trong giao tiếp, chúng ta nên lắng nghe nhiều hơn là nói. Không còn nghi ngờ gì nữa, chìa khóa của nghệ thuật giao tiếp hiệu quả chính là ở kỹ năng lắng nghe.

Hay nói một cách khác, quá trình giao tiếp có hiệu quả hay không, sẽ phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng lắng nghe một cách hiệu quả của chính bạn.

Trên thực tế, phần lớn các quá trình giao tiếp lại không diễn ra với sự chú ý lắng nghe đầy đủ của các bên. Cải thiện kỹ năng lắng nghe không phải là việc dễ dàng. Đối với một số người, thói quen nghe một cách lơ đãng lâu nay của họ thật khó thay đổi. Phần đông chúng ta chủ quan cho rằng mình có kỹ năng lắng nghe tốt.

Có phải lâu nay bạn cũng thường nghĩ rằng, nghe là một việc quá đỗi tự nhiên?

Thực ra, nghe là cả một kỹ năng cần được học hỏi và rèn luyện.

Tại sao chúng ta không thể lắng nghe người khác một cách đầy đủ?

Tại sao chúng ta thường tỏ ra thiếu tập trung chú ý, mải suy nghĩ về những chuyện khác hoặc tỏ ra nôn nóng vì những công việc khác trong khi đang nghe người khác nói… Lắng nghe không chỉ đơn giản là nghe.

Lắng nghe đòi hỏi sự tập trung chú ý và sự cố gắng nhận hiểu. Để thực sự lắng nghe, bạn phải có sự quan tâm chân thật đối với người nói. Điều tệ hại nhất trong giao tiếp là chúng ta nghe không có chủ ý, chỉ nghe vì mục đích giải trí, nghe cho vui, chỉ nghe vì phải giao tiếp một cách miễn cưỡng cho qua chuyện. Khi nghe người khác nói, bạn không nên hướng ánh mắt nhìn ra chỗ khác, không được tỏ ra bồn chồn.

Trái lại, khi nghe, chúng ta phải thật sự chú ý thể hiện tình cảm và thái độ của mình, tỏ ra thích thú, cởi mở và chăm chú lắng nghe người khác nói, đồng thời bày tỏ cảm xúc trong khi nghe.

Ở đây, chúng ta cần nhớ rằng, một trong những mục đích quan trọng của giao tiếp là phải làm cho người khác cảm nhận được niềm vui, hạnh phúc khi họ giao tiếp với mình, chứ không phải là để thỏa mãn “cái tôi” của mình! Đừng quên là, bất cứ ai cũng có nhu cầu được người khác tôn trọng, được người khác thật lòng quan tâm.

Do vậy, trong quá trình giao tiếp, bạn hãy biết xem người khác là “trung tâm” của cuộc nói chuyện, chứ không phải bản thân mình! Chúng ta cần quan tâm đến việc thỏa mãn nhu cầu của người khác trước, chứ không phải là nhu cầu của bản thân mình. Điều này đòi hỏi chúng ta phải biết lắng nghe, đồng thời biết khéo léo gợi ý, dẫn dắt để người giao tiếp với mình tiếp tục nói, còn mình vẫn tiếp tục lắng nghe. Mọi cuộc giao tiếp đều diễn ra trong những hoàn cảnh nhất định, với những không gian và thời gian khác nhau. Các chủ thể khi tham gia quá trình giao tiếp, đều có những đặc điểm tâm lý, trình độ, tâm trạng, sở thích, quan điểm khác nhau.

Do đó, điều quan trọng khi giao tiếp là phải hiểu được đặc điểm tâm lý của đối tượng, nắm bắt được trạng thái tâm lý của họ, những điều họ đang quan tâm và gợi mở cho họ có dịp nói về những điều đó. Bởi vì, phần đông mọi người đều muốn nói về những điều mình biết, mình thích, mình đang quan tâm… Phần đông chúng ta chỉ chú ý nghe những điều mình muốn nghe, tức là chỉ nghe những gì phù hợp với mong muốn chủ quan của mình. Chúng ta càng không dám nghe và thử suy nghĩ về những quan điểm khác biệt với mình.

Thế rồi chúng ta vội vã cắt ngang đột ngột, kết luận, phán xét người khác.

Đừng vội vàng thế! Bạn sẽ nắm bắt được nhiều thông tin hơn nếu bạn chịu khó lắng nghe một chút, thay vì nôn nóng nêu ra câu hỏi kế tiếp ngay lập tức.

Lắng nghe chứng tỏ bạn biết quan tâm đến những điều cần thiết và hạn chế nói những điều không cần thiết. Hãy kiên trì chú ý lắng nghe cho đến khi nào bạn hiểu nội dung vấn đề một cách đầy đủ.

Lắng nghe là biết tập trung vào những điểm chính yếu trong nội dung được nghe.

Cố gắng chia sẻ mối quan tâm với người khác, khích lệ họ nói, tận dụng mọi cơ hội để biểu lộ những điều mình hiểu về họ. Thậm chí bạn còn phải biết lắng nghe cả những điều mà người khác không nói ra! Điều này có nghĩa là chúng ta cần biết lắng nghe không chỉ yếu tố âm thanh (vật lý) mà còn phải biết lắng nghe cả yếu tố cảm xúc (tâm lý) của người nói. Không chỉ lắng nghe lời nói, mà còn phải lắng nghe cả tâm trạng, cảm xúc… của người đối diện.

Trong khi đang giao tiếp với người khác, chúng ta có thể đọc được qua nét mặt, ngôn ngữ, xúc cảm, biểu cảm, qua cử chỉ, điệu bộ, dáng đi… để phần nào biết được người giao tiếp với mình mong muốn điều gì?

Họ có nhu cầu gì?

Những cử chỉ, ánh mắt ngượng ngùng, lúng túng không ăn khớp với nhau, không hợp lí… đều có thể ẩn chứa một thái độ, một ý nghĩa nhất định nào đó.

Qua giọng nói, âm sắc của giọng nói, qua cử chỉ, điệu bộ, chúng ta có thể nhận biết được người nói chuyện với mình đang lo lắng, chán nản hay bực bội?

Họ đang vui vẻ, phấn khởi hay hài lòng?

Đang cảm thấy căng thẳng, khó chịu hay không?

Cảm thấy thất vọng hay buồn chán?

Không cảm thấy thoải mái?… Khi nghe, chúng ta phải cố gắng phân tích và đánh giá để hiểu được ý nghĩa của lời nói và các phương tiện phi ngôn ngữ. Nếu người giao tiếp với bạn có dáng vẻ bồn chồn, nhấp nhổm, có thể là họ đang nôn nóng hoặc lo nghĩ về một việc gì đó.

Nếu họ tỏ vẻ lưỡng lự hoặc né tránh cái nhìn của bạn, thì có thể họ là người thiếu tự tin hoặc đang có điều gì muốn che giấu bạn. Khi người giao tiếp với mình thường xuyên mỉm cười và gật đầu, thì đó có thể là dấu hiệu cho thấy họ hiểu những gì bạn nói, nhưng cũng có thể là họ chỉ giả vờ hiểu chứ thực ra họ lại không hiểu gì cả… Ngoài ra, trong giao tiếp còn đòi hỏi chúng ta phải biết xử lí thông tin, biết tóm tắt và nhận hiểu chính xác những gì người khác nói.

Trong khi nhìn, nghe, tiếp nhận thông tin từ phía người mà mình đang giao tiếp, chúng ta phải biết sàng lọc, đối chiếu các thông tin mà người ấy đưa ra với những hiểu biết vốn có, những kinh nghiệm của mình nhằm kiểm nghiệm, đánh giá các thông tin đó.

Nghe là một quá trình tâm lý chủ động, cho phép chúng ta nắm bắt nội dung, ý nghĩa liên quan đến thông tin mà chúng ta nhận được. Khi không có kỹ năng chủ động lắng nghe, chúng ta có thể bỏ lỡ những thông tin có giá trị. Chính vì vậy, chúng ta cần lắng nghe tập trung cao, để tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin kịp thời, điều chỉnh cách ứng xử của mình cho thích hợp với người đối thoại.

Khi thực hành được kỹ năng lắng nghe như vậy tức là chúng ta đã nắm được chìa khóa của việc lắng nghe hiệu quả, giúp cho quá trình giao tiếp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

3. Kỹ năng đặt câu hỏi

Kỹ năng giao tiếp luôn bao gồm một chuỗi liên tục những câu hỏi và câu trả lời. Trong đời sống hằng ngày, chúng ta không ngừng nêu những câu hỏi cho chính mình và cho người khác.

Ngoài ra, để duy trì cuộc giao tiếp, tránh những khoảng “thời gian chết”, chúng ta phải biết biết nêu những câu hỏi đúng lúc và phù hợp, bằng cách nêu những câu hỏi gợi mở, hỏi thêm nhiều chi tiết. Tuy nhiên, chúng ta lại ít quan tâm đến kỹ năng đặt câu hỏi sao cho quá trình giao tiếp có thể đạt được hiệu quả cao nhất. Những người giao tiếp giỏi luôn chứng tỏ họ biết cách sử dụng kỹ năng hỏi nhằm thu thập thông tin một cách tốt nhất từ những người giao tiếp với mình. Một câu hỏi có thể được hỏi theo nhiều cách khác nhau.

Và với mỗi cách hỏi khác nhau như vậy, sẽ đem lại cho chúng ta những câu trả lời khác nhau. Ở đây, chúng ta cần thiết phải cải thiện kỹ năng hỏi của mình bằng cách tìm hiểu các loại câu hỏi khác nhau. Trong giao tiếp, chúng ta thường sử dụng câu hỏi đóng và câu hỏi mở. Câu hỏi đóng là câu hỏi chỉ cho phép một câu trả lời: có hoặc không.

Câu hỏi mở là câu hỏi cho phép có nhiều câu trả lời. Câu hỏi đóng thường kết thúc bằng “có” hoặc “không”? Còn câu hỏi mở là câu hỏi nhằm khai thác thông tin đa dạng, thường có các từ “tại sao”, “như thế nào”, “khi nào”, “ai”, “cái gì”, “làm thế nào”… Một trong những sai lầm phổ biến của nhiều người trong giao tiếp là sử dụng quá nhiều câu hỏi đóng, khiến cho người được hỏi có cảm giác như bị tra vấn, trong khi họ thực sự muốn được giãi bày hoặc tâm sự nhiều hơn với chúng ta.

Cho nên, muốn khuyến khích người khác nói, chúng ta nên sử dụng câu hỏi mở. Khi sử dụng câu hỏi mở, chúng ta sẽ khiến cho người giao tiếp với mình có thể bộc lộ nhân cách của bản thân họ nhiều hơn.

Chẳng hạn, chúng ta có thể sử dụng những câu hỏi mở như sau:

– Bạn có thể nói rõ hơn về điều này không?

– Tiếp đến điều gì sẽ xảy ra?

– Bạn sẽ làm gì tiếp theo?

– Bạn có thể giải thích thêm cho tôi hiểu tại sao không?

– Bạn có thể cho thêm một ví dụ nữa chứ?

– Điều này còn liên quan đến những điều gì khác nữa?

Tuy nhiên, câu hỏi đóng vẫn tỏ ra hữu ích trong những trường hợp nhất định, nhất là khi ta cần định hướng hoặc giới hạn thông tin. Chẳng hạn, khi đứng trước nhiều giải pháp để lựa chọn, việc đặt ra quá nhiều câu hỏi mở khiến cho người khác cảm thấy lúng túng, khó xử, không biết nên lựa chọn giải pháp nào.

Trong những tình huống cần đi thẳng vào vấn đề, hoặc khi cần làm rõ những vấn đề phức tạp, chúng ta có thể làm rõ từng phần bằng những câu hỏi đóng. Sau đó, chúng ta tiếp tục làm rõ những phần khác cho đến khi nào toàn bộ vấn đề được làm sáng tỏ. Điều cuối cùng cần lưu ý ở đây là, chúng ta không nên nêu câu hỏi cho người khác một cách tới tấp, dồn dập.

Bởi vì, trong giao tiếp, chẳng có ai ưa thích việc bị hỏi theo kiểu “tra khảo” này! Các câu hỏi mà bạn nêu ra phải hết sức khéo léo, tế nhị, tránh làm mích lòng người đối thoại.

4. Kỹ năng nói

Trong kỹ năng giao tiếp, ngoài việc lắng nghe và nêu câu hỏi, chúng ta còn phải chuẩn bị để trả lời những câu hỏi mà người giao tiếp với mình nêu ra. Ở đây, sẽ đặt ra những vấn đề liên quan đến kỹ năng nói như thế nào cho có hiệu quả.

Kỹ năng nói không chỉ đơn thuần là một kỹ năng, mà còn thể hiện bản lĩnh xử thế, một nghệ thuật giao tiếp cơ bản của con người. Vấn đề chúng ta cần quan tâm ở đây không chỉ là “nói cái gì” mà quan trọng hơn nữa là “nói như thế nào” cho có hiệu quả, tức là nhấn mạnh đến cách nói.

Bởi vì, một câu nói không đúng có thể gây ảnh hưởng tai hại cho bản thân mình và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc đời của người khác.

Nhưng ngược lại, một câu nói có ý nghĩa, đúng lúc, đúng tâm trạng người nghe, có thể có tác dụng làm thay đổi cuộc đời người khác theo chiều hướng tích cực.

Các nhà tâm lý học phương Tây đã nêu ra công thức “5W”, đó là: nói cái gì (what), nói với ai (who), nói trong hoàn cảnh nào, ở đâu (where), nói khi nào là hợp lý (when), và nói như thế nào cho hiệu quả (which). Để thực hành kỹ năng nói một cách hiệu quả và có sức thuyết phục, chúng ta có thể lưu ý đến những điểm dưới đây:

– Suy nghĩ kỹ trước khi nói. Xác định những gì mà người nghe muốn nghe. Ở đây, có một điều chúng ta cần lưu ý, đó là dù nói điều gì chúng ta cũng phải cân nhắc đến những tổn thương có thể có trong lòng của người đang giao tiếp với mình.

Có thể, trong quá khứ họ đã có những mối quan hệ giao tiếp không mấy tốt đẹp, từng bị người khác lừa gạt, xúc phạm, gây ra nhiều đau khổ mà bản thân họ bất đắc dĩ phải gánh chịu nhiều năm tháng dài. Những cảm xúc đau khổ, tổn thương, những nỗi niềm uất hận bị dồn nén lâu ngày, đến một lúc nào đó, sẽ nổ tung như núi lửa.

Lúc đó, họ sẽ không thể kìm nén được những phản ứng cảm xúc bất thình lình của mình. Có khi, chỉ cần một lời nói rất bình thường của bạn cũng có thể khiến họ nổi giận, dù rằng lời nói của bạn chỉ vô tình chạm vào nỗi đau của họ và bạn không đáng bị họ phản ứng lại một cách quá mức như vậy.

Trong những tình huống như vậy, bạn không nên giận dỗi mà phải biết cảm thông và thấu hiểu cho những tổn thương trong quá khứ của họ. –  Hiểu rõ những gì mình nói.

Tin vào những gì mình nói là đúng.

Hãy nói một cách ngắn gọn và rõ ràng.

Không nói những điều dư thừa, không cần thiết. Không nên đưa ra quá nhiều thông tin, quá nhiều vấn đề phức tạp trong một cuộc nói chuyện. Bởi vì, như đã nói, trong giao tiếp có một trở ngại rất lớn trong khi nghe, đó là nền tảng kiến thức của người nghe.

Đôi khi, cùng là một từ ngữ nhưng ở những người nghe khác nhau lại có thể có những cách hiểu theo nhiều ý nghĩa khác nhau. Cho nên, trong khi nói bạn nên hạn chế sử dụng những thuật ngữ quá chuyên môn.

Thay vào đó, bạn phải lựa chọn từ ngữ và cách diễn đạt giản dị sao cho người nghe có thể dễ dàng hiểu được.

– Trong câu chuyện, nếu có thể bạn nên sử dụng những tư liệu có sức thuyết phục và độ tin cậy cao. Bên cạnh đó, cần chú ý quan sát tìm hiểu tâm trạng, thái độ của người nghe để khéo léo chuyển hướng, dẫn dắt câu chuyện sao cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu người nghe tỏ ra chăm chú, hào hứng, thì chúng ta có thể tiếp tục nói. Còn ngược lại, nếu họ tỏ ra thờ ơ, lơ đãng thì chúng ta nên dừng lại, hoặc chuyển hướng qua câu chuyện khác.

– Trong quá trình giao tiếp, nếu bạn bất ngờ bị đối phương tấn công bằng những câu hỏi hóc búa, chúng ta không nên trả lời ngay hoặc trả lời thẳng vào nội dung câu hỏi, mà hãy khéo léo “phản công” lại đối phương bằng những câu hỏi hoặc tình huống tương tự, cũng có thể dùng những câu chuyện ngụ ngôn, tiếu lâm, châm biếm… thay cho câu trả lời.

Kỹ năng nói có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ và các phương tiện phi ngôn ngữ kèm theo trong khi nói. Chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngôn ngữ và phương tiện phi ngôn ngữ ở phần sau.

5. Kết thúc quá trình giao tiếp

Khi giao tiếp, bên cạnh việc gợi mở, dẫn dắt để cuộc giao tiếp tiến tới mục đích, thì việc biết cách kết thúc kỹ năng giao tiếp cũng là một vấn đề quan trọng. Chúng ta phải chú ý quan sát những dấu hiệu của đối tượng giao tiếp khi họ muốn kết thúc câu chuyện.

Trong thực tế, có những dấu hiệu cho chúng ta biết mình nên dừng cuộc nói chuyện lại, chẳng hạn như người nghe thỉnh thoảng lại liếc nhìn đồng hồ, vẻ mặt thờ ơ, ngáp vặt, ánh mắt nhìn lơ đãng… Làm thế nào để tạo ra một “kết thúc có hậu” sau quá trình giao tiếp?

Chúng ta có thể chủ động kết thúc câu chuyện hoặc buổi gặp gỡ bằng những câu đơn giản như: “Hôm nay được gặp anh, tôi rất vui”, “Cảm ơn anh đã dành cho tôi một cuộc nói chuyện lý thú”…

Nhìn chung, những lời khen thích đáng, có chừng mực và hợp lý sẽ luôn phát huy tác dụng, đặc biệt vào lúc kết thúc một quá trình giao tiếp, sẽ khiến cho người giao tiếp với mình cảm kích và có ấn tượng tốt về chúng ta.

(Một) 7 bình luận về “Kỹ Năng Giao Tiếp

  1. Đọc bài này xong mình cảm tưởng như đang lạc vào một buổi giảng dạy về kỹ năng giao tiếp mà chính bản thân mình vừa là giảng viên và cũng vừa là học viên.
    Một bài viết đầy đủ tỷ mỹ và hoàn hảo.
    Rất cảm ơn admin.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *